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System of Governance impliziert Aktualisierung der Aufbau- und Ablauforganisation

Aktualisierung SoG

Einführung

Am 31. Oktober 2013 wurde von der EIOPA das Konsultationspapier zu den vorbereitenden Leitlinien für das Governance-System veröffentlicht. Eine Woche später (6. November) wurden die Leitlinien auch in deutscher Sprache veröffentlicht. Das Dokument umfasst 40 Seiten mit 57 Leitlinien, die durch ein 60-seitiges Dokument mit Erläuterungen zu den einzelnen Leitlinien ergänzt wird. Die Leitlinien konkretisieren die Bestimmungen der Artikel 40 bis 49 der Rahmenrichtlinie (Governance-System) sowie Artikel 93 (Eigenmittel), Artikel 132 (Prudent Person) und Artikel 246 (Gruppen). Die Leitlinien zu „System of Governance“ sind ab dem 01.01.2014 gültig.

Werden die neuen Guidelines den Erläuterungstexten des „Final Level 2 Advice“ und dem „Entwurf der Level-2 Texte“ gegenüber gelegt, ergeben sich keine großen neuen Erkenntnisse. Einzig die Leitlinien zur Vergütungspolitik werden in den neuen Vorgaben nicht mehr erwähnt. Ergänzt wurden Vorgaben zu „Fit and Proper“, zum Outsourcing von Schlüsselfunktionen, zu einer mittelfristigen Kapitalplanung oder auch zur Bestimmung von Bereichen die zur Nichteinhaltung bei der Berechnung der versicherungstechnischen Rückstellungen führen können.

Überblick

Wie geht es nun weiter? Ende Dezember veröffentlichte die BaFin ein Rundschreiben (0037 / 2014) in dem sie ihre Erwartungen und die Strukturierung der Vorbereitungsphase auf Solvency II darlegt. Die Unternehmen sind nun aufgefordert, sich mit den Vorbereitungsleitlinien intensiv zu beschäftigen und erste Schritte zur Beachtung und Implementierung Selbiger einzuleiten.

Ziel der Vorbereitungsphase ist die vollständige Erfüllung aller aufsichtsrechtlichen Anforderungen bis zum Start von Solvency II am 01.01.2016. Den Unternehmen bleibt es jedoch selbst überlassen wie die Leitlinien bis 2016 im Unternehmen implementiert werden.

Die BaFin hat die Leitlinien zu „System of Governance“ in Themenblöcke aufgeteilt und wird bis Mitte 2015 zu diesen Blöcken Verlautbarungen veröffentlichen. Eine weitere unternehmensinterne Unterteilung der einzelnen Themenblöcke würde sich aufgrund der Zulieferung der erforderlichen Daten und Informationen aus verschiedenen Fachbereichen anbieten. Wird  z.B. der Themenblock 3 „Risikomanagement“ betrachtet,  so wäre eine Aufteilung  der Guidelines in Themen wie Risikomanagement, Risikoübernahme, Risiko in Zusammenhang mit Rückstellungsbildung oder operationelle Risiken, um nur einige zu nennen, sinnvoll.

Anforderungen Leitlinien SoG
Beispielhaft: Block 3 Verlautbarungen  für Versicherungsunternehmen (eigene Darstellung)

Diese Vorbereitungsphase bedeutet in Deutschland vor allem eine Weiterentwicklung bzw. Optimierung der Risikomanagementansätze basierend auf den MaRisk VA zu den Solvency II-Prinzipien.

Den zu leistenden Aufwand zur Weiterentwicklung bzw. Optimierung der Risikomanagementansätze sollten die Versicherungsunternehmen jedoch nicht unterschätzen. In den Guidelines ist z.B. „Outsourcing von Schlüsselfunktionen“ als zusätzliche Anforderung hinzugekommen, jedoch sind auch die Anforderungen an das bisher bekannte Kapitel Outsourcing durch die neuen Guidelines und den dazugehörigen erläuternden Texten gestiegen bzw. spezifiziert worden. Auch die Anforderungen zu den Leitlinien „Fit and Proper“ oder zu „Kapitalmanagement“ bzw. dem „Grundsatz der unternehmerischen Vorsicht“ sind für die Versicherungsunternehmen Herausforderungen, deren Umsetzungsergebnisse  auch für den Forward looking assessment of the undertaking´s own risk (based on ORSA principles) (FLAOR) verwendet werden können.

Die Versicherungsunternehmen sind somit gezwungen, neben den neuen Anforderungen aus den Guidelines auch alle aus den MaRisk (VA) bekannten Risikomanagementansätze mit den neuen Guidelines sowohl auf Dokumentations-  als auch Prozessebene zu verifizieren und zu überarbeiten. Hilfreich könnte hierbei eine Neustrukturierung der Guidelines in plausible und nachvollziehbare „Anforderungspakte“ (siehe Leitlinien 9 – Leitlinien) mit zielgerichteten und umsetzbaren Anforderungen (Checklisten) für die einzelnen Fachbereiche (beispielhaft ein Auszug einer möglichen Checkliste in Grafik 2). Dies erleichtert eine Umsetzung der Anforderungen der Guidelines enorm.

 Microsoft Excel - Checkliste_Inhalte der Leitlinien_Fit and Proper_final.xlsx  [Schreibgeschützt]

Auszug einer möglichen Checkliste (eigene Darstellung)

Fazit

Neben dem hohen Aufwand bei der Überführung der Guidelines sollten bei den Versicherungsunternehmen auch die hieraus resultierenden Auswirkungen auf die Aufbau- und Ablauforganisation beachtet werden.

In den Guidelines zur System of Governance ist gefordert, sowohl die Aufbau- als auch Ablauforganisation so anzupassen, dass die strategischen Ziele und die Geschäftstätigkeit des Unternehmens unterstützt werden. Des Weiteren sind sie so zu gestalten, dass Änderungen der strategischen Ziele, der Geschäftstätigkeit oder des Geschäftsumfelds des Unternehmens zeitnah angepasst werden können. Zusätzlich soll mit diesen bewertet werden können, wie sich Änderungen der Struktur auf die nachhaltige finanzielle Situation des Unternehmens auswirken. Die Schlüsselfunktionen des System of Governance sollen zusätzlich eine angemessene Stellung in der Aufbauorganisation bekommen, d.h. Zuständigkeiten und  Befugnisse zur Durchführung ihrer Tätigkeit müssen klar definiert sein.

Um diese Anforderungen zu gewährleisten, ist eine Neuausrichtung sowohl der Aufbau- als auch Ablauforganisation unabdingbar. Doch nun stellt sich die Frage: Structure follows processes or vice versa?

Aufgabe einer Ablauforganisation ist die Unterstützung der Hauptfunktionen der Aufbauorganisation, indem sie Geschäftsprozesse identifiziert, mit denen materielle Risiken einhergehen, und festlegt, wie diese auszuführen sind, mit dem Ziel die Prozesse zu überwachen und zu steuern. Zusätzlich sind hierbei auch noch die Zuständigkeiten und Informationsflüsse zu bestimmen.

Hieraus ergibt sich schon die Antwort auf die oben gestellte Frage. Sind die geforderten Prozesse und Hauptfunktionen der neuen Ablauforganisation u.a. nach dem System of Governance identifiziert, ist die Aufbauorganisation entsprechend nach diesen Vorgaben zu optimieren.

Die MaRisk (VA) hat den deutschen Versicherern schon einen ersten Anstoß zur Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation gegeben, die Guidelines zur System of Governance und die dazugehörigen Verlautbarungen erzwingen Veränderungen.

Autor:

Herr Oliver Wittich ist seit über 13 Jahren in der Versicherungsbranche tätig. Er ist Senior Consultant bei der Metafinanz GmbH mit den Aufgabenschwerpunkten Governance, Risk und Compliance"

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